So richten Sie die Microsoft 365-Sicherung mit NovaBACKUP ein (de)

Microsoft 365 Backup mit NovaBACKUP einrichten

Erfahren Sie, wie Sie das NovaBACKUP M365 Backup und Archiv Add-on konfigurieren, um Ihre Microsoft 365-Daten automatisch zu sichern – einschließlich Exchange, Teams, SharePoint und OneDrive.

Warum Microsoft 365 sichern?

Microsoft stellt keine vollständige Datensicherung Ihrer Microsoft 365-Daten bereit. Microsoft empfiehlt ausdrücklich den Einsatz einer Drittanbieterlösung, um die dokumentierten Lücken im Datenschutz zu schließen. Ohne eine dedizierte Datensicherung ist Ihre Organisation Risiken ausgesetzt wie versehentlichem Löschen, Ransomware und Datenverlust durch ausscheidende Mitarbeiter.

Das NovaBACKUP M365 Backup und Archiv Add-on sichert Ihre Microsoft 365-Umgebung automatisch in der Cloud und ermöglicht die Wiederherstellung einzelner Elemente auf Abruf – bis hin zu einer einzelnen E-Mail, einem Kontakt oder einer Datei.

Was wird gesichert?

NovaBACKUP M365 Backup und Archiv schützt die folgenden Microsoft 365-Daten:

• Exchange Online: Postfächer, E-Mails, Anhänge, Kalender, Kontakte und Aufgaben – einschließlich freigegebener Postfächer und öffentlicher Ordner
• Microsoft Teams: Chats, Dateifreigaben und Besprechungsdaten
• SharePoint Online: Websites, Dateien und OneNote-Notizbücher (für Benutzer und Teams)
• OneDrive: Alle geschäftlichen Dateien und Ordner
• Microsoft 365-Gruppen: Gruppeninhalte und Metadaten

Voraussetzungen

Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

• Eine aktive NovaBACKUP M365 Backup und Archiv-Lizenz (separat von Ihrer NovaBACKUP-Basislizenz erhältlich)
• Microsoft 365 Global-Administrator-Zugangsdaten für den zu schützenden Tenant
• Zugang zum webbasierten NovaBACKUP-Management-Dashboard
• Ein unterstützter Webbrowser (Chrome, Firefox oder Edge)

Was Sie in diesem Artikel lernen

• Wie Sie Ihren M365-Tenant mit NovaBACKUP verbinden
• Wie Sie festlegen, welche Benutzer und Datenquellen gesichert werden
• Wie Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie einrichten
• Wie Sie überprüfen, ob Ihr erstes Backup erfolgreich abgeschlossen wurde
• Wie Sie eine granulare Wiederherstellung durchführen

Schritt 1: Zugang zum M365 Backup Dashboard

1. Öffnen Sie einen unterstützten Webbrowser und rufen Sie die URL Ihres NovaBACKUP M365 Backup Dashboards auf. Diese URL finden Sie in Ihrer Lizenzbestätigungs-E-Mail.
2. Melden Sie sich mit Ihren NovaBACKUP-Zugangsdaten an.
3. Nach der Anmeldung sehen Sie die Dashboard-Übersicht. Von hier aus können Sie Benutzer verwalten, Backup-Einstellungen konfigurieren, Backup-Jobs überwachen und Wiederherstellungen starten.

Schritt 2: Microsoft 365-Tenant verbinden

1. Navigieren Sie im Dashboard zu Einstellungen > Microsoft 365-Verbindung (oder Organisation hinzufügen, je nach Dashboard-Version).
2. Klicken Sie auf Microsoft 365-Tenant verbinden.
3. Sie werden zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365 Global-Administrator-Konto an.
4. Prüfen Sie die Liste der Berechtigungen, die NovaBACKUP anfordert. Diese Berechtigungen sind erforderlich, um auf Ihre M365-Daten zugreifen und sie sichern zu können.
5. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.
6. Sie werden zurück zum NovaBACKUP Dashboard weitergeleitet. Der Name Ihres Tenants und der Verbindungsstatus sollten nun als Verbunden angezeigt werden.

Wichtig: Das Microsoft 365 Global-Administrator-Konto, das zum Verbinden des Tenants verwendet wird, muss keine lizenzierte M365-Benutzerlizenz haben. Es muss jedoch berechtigt sein, Anwendungszugriff im Namen der gesamten Organisation zu erteilen. Wenn Ihre Organisation Richtlinien für bedingten Zugriff (Conditional Access) verwendet, stellen Sie sicher, dass die NovaBACKUP-Anwendung nicht blockiert wird.

Schritt 3: Benutzer und Datenquellen auswählen

1. Navigieren Sie im Dashboard zu Benutzer oder Backup-Konfiguration.
2. Es wird eine Liste aller im Microsoft 365-Tenant gefundenen Benutzer angezeigt.
3. Wählen Sie die Benutzer aus, deren Daten gesichert werden sollen. Sie können einzelne Benutzer auswählen oder das Backup für alle Benutzer gleichzeitig aktivieren.
4. Wählen Sie für jeden Benutzer (oder global) die einzuschließenden Datenquellen:
   • E-Mail (Postfächer, E-Mails, Anhänge)
   • Kalender
   • Kontakte
   • Aufgaben
   • OneDrive
   • SharePoint-Websites
   • Teams-Daten
   • Freigegebene Postfächer
   • Öffentliche Ordner
5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Auswahl zu übernehmen.

Hinweis: Freigegebene Postfächer und öffentliche Ordner werden auf Organisationsebene gesichert, nicht pro Benutzer. Diese Optionen finden Sie in einem separaten Bereich der Backup-Konfiguration.

Schritt 4: Aufbewahrungsrichtlinie konfigurieren

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Aufbewahrungsrichtlinie.
2. Legen Sie den gewünschten Aufbewahrungszeitraum fest. NovaBACKUP M365 Backup unterstützt flexible Aufbewahrung: Backup-Daten können je nach Compliance-Anforderungen tage-, monats- oder jahrelang aufbewahrt werden.
3. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien pro Benutzer konfigurieren oder eine einheitliche Richtlinie für die gesamte Organisation festlegen.
4. Optional können Sie Compliance-Tags und Audit-Logs für Elemente erstellen, die aus rechtlichen oder regulatorischen Gründen aufbewahrt werden müssen.
5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Aufbewahrungseinstellungen zu übernehmen.

Wichtig: Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums werden die Backup-Daten für diesen Zeitraum dauerhaft gelöscht. Legen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie so fest, dass sie die strengsten Compliance-Anforderungen Ihrer Organisation erfüllt – und zwar bevor der erste Backup-Job ausgeführt wird.

Schritt 5: Erstes Backup ausführen und prüfen

Sobald Benutzer und Datenquellen konfiguriert sind, werden Backups automatisch nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt. Um einen manuellen Backup zur Überprüfung auszulösen:

1. Navigieren Sie zu Backup-Jobs oder Dashboard.
2. Wählen Sie die Organisation oder die einzelnen Benutzer aus, die sofort gesichert werden sollen.
3. Klicken Sie auf Backup jetzt starten.
4. Verfolgen Sie den Backup-Fortschritt im Dashboard. Für jede Datenquelle (E-Mail, OneDrive, SharePoint usw.) wird ein Statusindikator angezeigt.
5. Sobald das Backup abgeschlossen ist, prüfen Sie, ob der Job-Status Abgeschlossen ohne Fehler anzeigt.

Werden Fehler gemeldet, überprüfen Sie die im Dashboard angezeigten Fehlerdetails und lesen Sie den Abschnitt Fehlerbehebung weiter unten.

Schritt 6: Granulare Wiederherstellung testen

Bevor Sie sich auf Ihre Backups verlassen, sollten Sie prüfen, ob Daten korrekt wiederhergestellt werden können.

1. Navigieren Sie im Dashboard zu Wiederherstellen.
2. Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Daten wiederhergestellt werden sollen.
3. Suchen Sie über das Suchfeld nach einer bestimmten E-Mail, Datei oder einem Kalendereintrag. Die Suche ist nach Betreffzeile, Dateiname (auch teilweise), Datumsbereich, Absender oder Empfänger möglich.
4. Wählen Sie das Element und entscheiden Sie sich für eine der folgenden Wiederherstellungsoptionen:
   • Am ursprünglichen Ort wiederherstellen – gibt das Element an das ursprüngliche Postfach oder den OneDrive-Speicherort zurück
   • Für anderen Benutzer wiederherstellen – leitet das wiederhergestellte Element an ein anderes Konto weiter (z. B. bei Off-boarding-Szenarien)
   • Herunterladen – exportiert das Element lokal (E-Mails können als .PST-Datei exportiert werden)
5. Bestätigen Sie die Wiederherstellung und prüfen Sie, ob das Element am Zielspeicherort vorhanden ist.

Empfehlungen

Abdeckung: Aktivieren Sie das Backup für alle lizenzierten Microsoft 365-Benutzer, einschließlich freigegebener Postfächer und öffentlicher Ordner. Nicht gesicherte Daten können im Ernstfall nicht wiederhergestellt werden.

Aufbewahrung: Legen Sie den Aufbewahrungszeitraum fest, bevor die Backups beginnen. Eine nachträgliche Verlängerung der Aufbewahrungsdauer stellt bereits gelöschte Daten nicht wieder her.

Tests: Führen Sie mindestens einmal pro Quartal eine Testwiederherstellung durch, um sicherzustellen, dass Ihre Backup-Daten vollständig und wiederherstellbar sind.

Audit-Logs: Aktivieren Sie die Protokollierung im Dashboard, um nachzuverfolgen, wer auf Backup-Daten zugegriffen, diese wiederhergestellt oder exportiert hat. Viele Compliance-Rahmenwerke setzen dies voraus.

Off-boarding: Wenn ein Microsoft 365-Benutzer aus Ihrem Tenant entfernt wird, bleiben seine Backup-Daten gemäß Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie erhalten. Löschen Sie den Benutzer erst dann aus dem NovaBACKUP Dashboard, wenn Sie bestätigt haben, dass keine Datenwiederherstellung mehr erforderlich ist.

Fehlerbehebung

Backup-Job zeigt „Authentifizierungsfehler"

Ursache: Die Microsoft 365-Verbindung ist abgelaufen oder die Berechtigungen wurden widerrufen.

Lösung:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Microsoft 365-Verbindung.
2. Trennen Sie den Tenant und verbinden Sie ihn erneut mit einem Global-Administrator-Konto.
3. Akzeptieren Sie die erforderlichen Berechtigungen erneut auf dem Microsoft-Zustimmungsbildschirm.
4. Lösen Sie einen manuellen Backup aus, um zu bestätigen, dass das Problem behoben ist.

Benutzer fehlen in der Benutzerliste

Ursache: Das Dashboard hat die erste Synchronisierung mit Ihrem Microsoft 365-Tenant nach der Verbindung möglicherweise noch nicht abgeschlossen.

Lösung:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Microsoft 365-Verbindung.
2. Klicken Sie auf Benutzer synchronisieren oder Aktualisieren.
3. Warten Sie einige Minuten und laden Sie die Seite Benutzer erneut.

Backup abgeschlossen, aber bestimmte Elemente fehlen

Ursache: Bestimmte Elemente, z. B. OneNote-Notizbücher in SharePoint oder Teams, erfordern möglicherweise die Aktivierung spezifischer Datenquellenauswahlen.

Lösung:

1. Öffnen Sie die Backup-Konfiguration und prüfen Sie, ob alle erforderlichen Datenquellen für die betroffenen Benutzer ausgewählt sind.
2. Sollte das Problem weiterhin bestehen, erstellen Sie ein Support-Ticket mit den Namen der betroffenen Benutzer und den entsprechenden Datenquellen.

Verwandte Artikel

• Erste Schritte: Verbindung mit einem bestehenden NovaBACKUP Cloud-Speicherkonto
• Backup-Geräte in NovaBACKUP hinzufügen und konfigurieren
• NovaBACKUP Managed Backup: Übersicht über das zentrale Management
• Aufbewahrungsrichtlinien in NovaBACKUP einrichten

Noch Fragen?

NovaBACKUP Support kontaktieren:

• E-Mail: support@novabackup.de
• Telefon: +49 (40) 80811371 (Taste 2 für Support)
• Ticket einreichen: https://16246.share.hsforms.com/2zRkNd-nwSamhAtDsJj2zBA
• Weitere Optionen: https://www.novabackup.de/support